Vergaderen we te veel? Tips voor efficiënte vergaderetiquette en timemanagement

Van een vernieuwend idee over een leuk project tot een boodschap van algemeen nut:
als we iets willen delen met collega’s, zijn we al snel geneigd om meetings in te plannen. Misschien zelfs iets té snel. Onderzoek van de Gentse universiteit toont aan dat minder vergadertijd voor flink wat Vlaamse werknemers welgekomen zou zijn.

Voor je een vergaderuitnodiging verstuurt, stel je jezelf best enkele vragen, aldus Leonoor Pietercil, preventieadviseur psychosociale aspecten. “Die vragen bepalen of, wanneer en met wie je de vergadering organiseert.” 

Wat is het doel van de vergadering? 

Niet elke boodschap vereist een overlegmoment. “Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe strategische beslissing die het bestuur graag communiceert naar werknemers of feedback op een opdracht. Een duidelijke mail vormt in deze situaties een logischere vorm van communicatie.”

Voor wie is de vergadering écht relevant?

Voelen werknemers zich overbodig in een meeting? Dan kan dat leiden tot frustratie.
Meer vergadertijd betekent immers minder ruimte om aan opdrachten te werken.
“Nodig daarom enkel werknemers uit als zij een duidelijke rol kunnen opnemen tijdens het overleg. Je vermijdt daardoor ook dat de groep te groot wordt. Vanaf 10 deelnemers neemt de efficiëntie van een vergadering vaak af. Zijn de besproken topics en concrete actiepunten toch relevant voor meerdere werknemers, dan kan je altijd achteraf een samenvatting doorsturen”, vertelt Leonoor.

(Wanneer) plan ik een vergadering in?

Focus- en timemanagement zijn essentieel voor een productieve werkdag. “Als je weet dat het 10 tot 30 minuten tijd kost vóór je na een vergadering opnieuw gefocust op een taak kunt werken, is al snel duidelijk dat frequente overlegmomenten nefast zijn voor de werkdruk of de productiviteit.”

“Vergadervrije (halve) dagen bieden hiervoor een goede oplossing”, gaat Leonoor verder. “Werknemers kunnen dan efficiënt doorwerken aan opdrachten. Meer focus, minder stress, meer productiviteit: het zijn maar enkele voordelen van zo’n vergadervrije momenten.

“Bovendien creëren werknemers hierdoor meer beweegruimte om op andere momenten stressvrij deel te nemen aan belangrijke meetings. Als het mogelijk is om medewerkers die ruimte te geven, dan bespreek je best op teamniveau wanneer medewerkers die dagen kunnen inplannen.” 

“Met een juiste aanpak kunnen vergaderingen een bron van energie en inspiratie zijn.
Daarvoor start je vanuit de abc-theorie, die stelt dat 3 pijlers het geluk van werknemers bepalen”, vertelt Leonoor. “Concreet gaat het om autonomie, betrokkenheid en competentie. Een formule waar je ook bij vergaderingen best zo veel mogelijk op inzet.” 

“Dat begint al vóór iedereen aan tafel zit. Stel op voorhand een duidelijke agenda en doelstellingen op en laat deelnemers het overleg voorbereiden. Zo weet iedereen waarom hij of zij deelneemt, gaat er minder tijd op aan duiding en context en halen werknemers het maximale uit de meeting.”

“Wijs ook iedereen een duidelijke rol toe tijdens het overleg, in lijn met competenties. De ene kan notities nemen, terwijl de ander de tijd bewaakt of een leuke check-in voorziet. Dat leidt tot meer focus en betrokkenheid, waardoor de vergadering efficiënter verloopt. Ook af en toe een beweegmoment inlassen, houdt het energieniveau op peil.”

Een evenwichtige vergadercultuur staat of valt met goed leiderschap. Wordt verwacht dat iedereen efficiënt omgaat met vergadertijd? Dan zijn deze vuistregels essentieel: 

1. Geef het goede voorbeeld. 
2. Steun op vertrouwen en open communicatie.
3. Bepaal duidelijke verwachtingen rond overlegmomenten. 

“Bied werknemers tegelijk de ruimte om zelf verantwoordelijkheid op te nemen. Zo moet het mogelijk zijn om je als werknemer te excuseren voor een vergadering die voor jou eigenlijk overbodig is”, besluit Leonoor.